Belang van data in de event- en cultuursector

Dat data belangrijk zijn, weten we ondertussen wel. Maar waarvoor precies? Welke data, hoe en wanneer moeten we deze inzamelen en inzetten? Yves Van Handenhove en Kenneth De Keulenaer, beiden gepokt en gemazeld in de wereld van data, geven drie redenen waarom data ook voor de event- en cultuursector belangrijk zijn en meer dan louter verplichte cijfertjes. In een notendop: data dwingen tot reflectie, inzicht en actie.


REFLECTIE: data verzamelen dwingt om vooraf de juiste vragen te stellen


“Waarom heb jij deze keuzes gemaakt? Waarom dit event, op deze manier en voor die doelgroep?” Niet eenvoudig om deze vragen te beantwoorden, ook niet voor veel event- en cultuurorganisatoren. De antwoorden die wij als onderzoekers van het expertisecentrum Publieke Impact van Karel de Grote Hogeschool dan vaak horen zijn: “historisch zo gegroeid”, “op buikgevoel” of “door een toevallige samenloop van omstandigheden”. Sommigen komen hiermee weg, maar helaas enkel de happy few. Om succesvolle events te kunnen opzetten is meer nodig dan buikgevoel en geluk.


Organisaties die op lange termijn succesvol willen zijn, zetten data in als leidraad in hun beslissingsprocessen. Ze maken keuzes op basis van data. De data valideren de juiste of meest optimale beslissing. Dit wordt vaak omschreven als data driven decision making. Het gaat dan over meer dan alleen maar data verzamelen. Vooraleer je data inzamelt, bepaal je de doelstellingen en stel je de juiste vragen: “Welke beslissingen moet je nemen?” en “Welke informatie heb je daarvoor nodig?”. Deze reflecties bepalen welke data je precies nodig hebt .


Een voorbeeld: sinds de coronacrisis worstelen organisatoren meer dan ooit met de vraag welke methode het meest geschikt is om het aantal bezoekers op hun event te tellen. Er bestaan immers verschillende telmethoden, waaronder kliktellers, camera’s of technologie op basis van Wi-Fi radiogolven of mobiele data. Welke te kiezen? De online tool Telwijzer van ons expertisecentrum kan helpen in die beslissing. Deze tool dwingt je om vooraf de juiste vragen te stellen: heb je nood aan realtime data en/of druktebeelden? Hoe groot is het budget voor tellingen? Hoelang duurt het event? Wat is de oppervlakte van de eventlocatie en hoeveel toegangswegen zijn er? Deze tool helpt je dus om voor jouw event de meest geschikte telmethode te kiezen op basis van de juiste data door de juiste vragen te stellen.


INZICHT: data interpreteren geeft betekenis


Op een event kan je veel data verzamelen. Er zijn tal van processen, acties en aanwezigen die heel wat datapotentieel hebben. Toch merken we als onderzoekers dat er vaak nog weinig met gedaan wordt, ondanks dit potentieel en ondanks de inspanningen van organisatoren om data te verzamelen. Dat is een gemiste kans om je organisatie en werking nog impactvoller te maken.


Na de dataverzameling moet je immers de data (laten) analyseren. Dit leidt tot inzichten: welke patronen zie je in de data? Wat kan dat betekenen? Hoe kan je die interpreteren? Deze inzichten kunnen je organisatie helpen om de juiste beslissingen te nemen. Weinig organisaties worden echter gelukkig van data-analyses. Het uitbesteden aan experten kost ook vaak veel geld. Daarom ontwikkelde ons expertisecentrum verschillende gratis online tools voor event professionals om data te verzamelen én te interpreteren.


Neem nu onze Analyser: deze tool helpt je om de maatschappelijke impact van je event in kaart te brengen voor de stad of gemeente waarin het wordt georganiseerd. Het helpt je om data te verzamelen, analyseren en interpreteren. Ook de organisator geeft, voordat het event plaatsvindt, de doelstellingen voor zijn event in door te antwoorden op enkele vragen. Deze worden vervolgens vergeleken met de antwoorden van de inwoners en bezoekers. Zo kom je tot inzichten om je event bij een volgende editie te optimaliseren en maatschappelijk impactvoller te maken.


Wil je die maatschappelijke impact voorspellen, dus nog voordat het event plaatsvindt? Dan is er onze Scanner. Net deze inzichten zijn voor lokale overheden belangrijk in hun beslissingsproces om het event al dan niet te vergunnen, faciliteren en/of (laten) organiseren. Niet alleen de maatschappelijke, maar ook de lokale economische impact van een event is voor beleidsmakers belangrijk. Daarvoor ontwikkelden we de Calculator, die de economische impact van jouw event op voorhand voorspelt en na afloop meet.


ACTIE: inzichten uit data doen bewegen


Eens je de data hebt geïnterpreteerd is er nog een valkuil: dat je met de inzichten niets doet. Omdat event professionals het vaak zo druk hebben, vergeten ze vaak verdere actie te ondernemen of hebben ze er gewoon de ‘extra’ tijd niet voor. Anderzijds zouden veel brandjes niet geblust hoeven te worden als er op voorhand andere, betere en meer onderbouwde beslissingen werden genomen.


Zo kunnen events veel inzichten geven over de bezoekers van je event: wie zijn ze, wat drijft hen, wat willen ze en hoe kan je hen het best bereiken? Onze Profiler kan deze antwoorden geven. Deze tool laat toe om de profielen van de verschillende bezoekers van je event in kaart te brengen en zelfs op voorhand te voorspellen. En zo kan je het event en de communicatie hier doelgroepgericht op afstemmen en hen op basis van de juiste inzichten motiveren om naar het event te komen. Neem actie! Op die manier kan je vermijden dat er te weinig bezoekers zullen zijn, wat dan weer ernstige gevolgen kan hebben voor de sfeer, exposure én rendabiliteit van je event.


Als onderzoekers pleiten wij er dus voor om ook in de event- en cultuursector zo veel mogelijk beslissingen te nemen die weloverwogen en datagedreven zijn. Stel jezelf op voorhand de juiste vragen, verzamel de juiste data en kom zo tot onderbouwde inzichten. Neem vervolgens actie en herhaal dit proces. Zo maak je jouw organisatie steeds sterker en jouw events impactvoller.


Ga zelf aan de slag met de data en met onze tools. Deze zijn gratis beschikbaar in de Toolkit van ons expertisecentrum.


Heb je hierbij hulp of ondersteuning nodig, neem dan zeker contact met ons op of volg één van onze Event Toolkit Workshops. Tijdens deze workshop leggen we jou stapsgewijs uit hoe je met behulp van data en onze tools de impact en waarde van jouw event kan berekenen en verbeteren.