Waarom crowd counting en testevenementen zo belangrijk zijn

Het is een hele uitdaging om mensenmassa’s nauwkeurig te meten, en al zeker op evenementen. In de media hoor je vaak uiteenlopende bezoekersaantallen over hetzelfde evenement, afhankelijk van wie er geïnterviewd wordt: organisator, burgemeester of ordediensten. Op zich niet zo verwonderlijk. Je kan immers op verschillende manieren mensen tellen, zowel manueel als met behulp van technologie. Maar welke methode spreekt dan de waarheid? Tijd voor onderzoek! We volgen de onderzoekers tijdens hun metingen op het eerste testcongres in ons land en de wekelijkse markt in Bornem.

In samenwerking met IDLab-imec van de Universiteit Antwerpen onderzoekt ons expertisecentrum Publieke Impact de nauwkeurigheid van verschillende telmethoden. Op minstens tien evenementen zullen verschillende telmethoden worden ingezet en vergeleken met het werkelijk aantal bezoekers. Zo werd er ondertussen al geteld op het testcongres van Toerisme Vlaanderen in Antwerpen en op de wekelijkse markt in de gemeente Bornem. Dit toegepast wetenschappelijk onderzoek, met steun van het Agentschap Innoveren en Ondernemen, zal resulteren in een online tool die de geschikte telmethode adviseert op maat van elk evenement, met een inzicht in de foutenmarge per telmethode.


Of het tellen van bezoekers op evenementen nu nog belangrijker is dan voor de coronacrisis? “Absoluut”, steekt Christine Merckx van wal - hoofd van het expertisecentrum Publieke Impact. “Voor de coronacrisis was tellen vooral belangrijk omwille van commerciële en economische redenen.” En toen kwam de coronacrisis … “In tijden van corona is het eens zo belangrijk omwille van de veiligheid. Er moet overal geteld worden om de corona- en afstandsmaatregelen te kunnen garanderen. Dat is onmogelijk als er geen accuraat beeld is van het aantal bezoekers.”


Christine Merckx legt verder uit tijdens de tellingen op het testcongres op 27 april 2021.


Naar één enkele gouden standaard voor tellingen?


Voor de opbouw van de technologische telinstallaties op de markt van Bornem kwam het onderzoeksteam al om 6 uur ’s morgens aan, tezamen met de eerste marktkramers. De onderzoekers hingen gezwind camera’s en bakjes op strategisch gekozen plaatsen op. Meters bekabeling en draden werden uitgerold. Een crew room, gevuld met hardware, monitorde de data tijdens de markt. Heel wat schermen met data dansten gedurende de testcase op het ritme van de bezoekers. Op de vraag of er een telmethode bestaat die wél exact aangeeft hoeveel mensen precies op een bepaalde plaats zijn, antwoordt UAntwerpen-onderzoeker Raf Berkvens ietwat teleurgesteld: “Helaas niet. Uit eerder onderzoek, waarbij we nieuwe telmethoden hebben ontwikkeld, ontdekten we dat er niet echt één gouden standaard is.”


Met behulp van testevenementen wil het onderzoeksteam de verschillende telmethoden met elkaar vergelijken, legt Raf Berkvens uit: “Het doel is om minstens op tien verschillende types evenementen van verschillende groottes de telmethoden te testen. Telkens zetten we de verschillende technologieën in. Dan is de vraag: is het kleinste bezoekersaantal het juiste? Of is die andere technologie op een bepaald moment toch nauwkeuriger? Per technologie, en afhankelijk van de specifieke variabelen van het evenement, berekenen we de foutmarge. En die gebruiken we als ijking.”


Raf Berkvens legt verder uit tijdens de telling op de markt in Bornem op 12 april 2021.


Het belang van testevenementen


Dit onderzoek kan dus niet zonder testevenementen. Maar, door de coronacrisis, en de bijhorende lockdown van de evenementensector, werd het selecteren van geschikte evenementen voor dit onderzoek plots een enorme uitdaging. Dan kwam het verlossende nieuws dat de overheid testevenementen zou (laten) organiseren om de sector zo veilig mogelijk te kunnen heropenen. Het eerste officiële testcongres in Vlaanderen werd door Toerisme Vlaanderen georganiseerd. Op 27 april vulde het FMCCA te Antwerpen zich met 200 professionals uit de evenementensector. Nadat elke aanwezige een corona-sneltest onderging, werden ze geteld met vijf verschillende telmethoden: kliktelling, kwadranttelling, Wi-Fi-telling, radiogolventelling en cameratelling.


“Dit soort testevenementen zorgen ervoor dat we technologieën gemakkelijk naast elkaar kunnen leggen. Net omdat alles heel gestructureerd is. Er is een enorme organisatie, een enorme flow die vastligt, zodat wij veel beter onze data gaan kunnen vergelijken met elkaar. Het is ook een hele eer om op dit eerste officiële testevenement in België te kunnen deelnemen. En vooral om het te kunnen staven met wetenschappelijk onderbouwd gebruik van technologie”, legt Maarten Weyn, professor aan de UAntwerpen, uit. “Voor ons onderzoeksproject tellen we normaal gezien ook met mobiele datatelling. Maar dit testcongres leent zich hier niet toe. Mobiele datatellingen zijn eerder geschikt voor grotere evenementen met een groter aantal bezoekers.”


Maarten Weyn legt uit tijdens de tellingen op het testcongres op 27 april 2021.


De ontwikkeling van een online Telwijzer voor evenementen


De bevindingen uit ons onderzoek zullen resulteren in een gratis online tool. De beoogde Telwijzer-tool zal de verschillende spelers in de evenementensector helpen om een geschikte keuze te maken. Door een aantal parameters in te geven, zoals onder meer de oppervlakte van het evenemententerrein, het aantal toegangswegen en het beschikbare budget krijgt de event professional dan een duidelijk zicht in de geschikte telmethoden voor dat evenement. Ook geeft het een duidelijk zicht op de foutenmarges per telmethode, hoeveel het kost en waar je hiervoor terecht kan.


Tijdens de zomer van 2022 wordt de finale versie van de online tool verwacht, met inzichten in de nauwkeurigheid van elk van deze telmethoden. Kan je niet wachten en wil je nu al meer inzicht in de geschikte telmethoden voor jouw evenement? Dan kan je alvast de eerste versie van de Telwijzer gebruiken.


Dit onderzoek kadert in een TETRA-project van het Agentschap Innoveren & Ondernemen.